Nutzerverwaltung
Lokale Konten werden per Einladungslink angelegt — der Nutzer vergibt sein Passwort selbst. Workplace-Konten melden sich direkt mit ihren Workplace-Zugangsdaten an, ohne separates Passwort hier. AD-Nutzer werden unten gezielt gesucht und importiert.
Nutzer anlegen
Alle Nutzer
| Nutzer | Provider | Rollen | Status |
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Erweitert: Anmeldung über Firmen-Verzeichnis (Active Directory)
Nur relevant, wenn eure Firma bereits ein Windows-Active-Directory (Nutzerverzeichnis) betreibt und Mitarbeiter sich damit anmelden sollen, statt hier einzeln eingeladen zu werden.
Nutzer aus dem Verzeichnis suchen & übernehmen
| Name | Abteilung |
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Rollen & Berechtigungen
Rollen entsprechen 1:1 den Abteilungen in Workplace — es gibt keine frei erfundenen Rollen mehr. Was Mitglieder einer Rolle im KI-Agent dürfen (Werkzeuge, Datenquellen, Coding-Bereich usw.), legt ihr hier weiterhin lokal fest. Wer welche Automatisierung sehen darf, wird direkt über Workplace-Abteilungen/-Personen gesteuert (Tab „Automatisierung").
Berechtigungen bearbeiten
Neue Abteilungen erscheinen automatisch. Der Sync-Button entfernt zusätzlich Rollen, deren Abteilung in Workplace nicht mehr existiert.
Bestehende Rollen (= Workplace-Abteilungen)
| Rolle | Beschreibung | Capabilities |
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Automatisierungs-Baukasten
Pipeline: Daten extrahieren → KI-Verarbeitung → Vorlage befüllen. Zugewiesene Workplace-Personen/-Abteilungen sehen die Automatisierung automatisch im Chat.
Neue Automatisierung
1. Auslöser (Input)
Wodurch wird die Automatisierung gestartet?
Datenpunkte
Werte, die der Nutzer vor dem Start im Chat eingeben soll (z.B. „Kundennummer"). Diese Werte stehen dann in der ganzen Automatisierung zur Verfügung — in KI-Prompts, API-Aufrufen und der Dokumenten-Ablage.
Zentrale Dokumenten-Ablage
2. Verarbeitung & 3. Output
Was mit den Daten passieren soll (Reihenfolge = Ablauf von oben nach unten). „Extraktion" liest hochgeladene Dateien, falls Nutzer:innen im Chat welche mitgeben.
Bestehende Automatisierungen
| Name | Zugewiesen an | Schritte | Status |
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Dokumentvorlagen
Word- oder Excel-Vorlagen mit Platzhaltern wie {{kundenname}} — eine Automatisierung füllt diese automatisch mit den passenden Werten aus.
Vorlage hochladen
Vorhandene Vorlagen
| ID | Name | Datei | Platzhalter |
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KI-Modelle
Legt fest, welches KI-Modell standardmäßig genutzt wird und ob der Assistent im Internet suchen darf.
Standard-Modell
Wird genutzt, wenn eine Unterhaltung, ein KI-Schritt oder ein Coding-Projekt kein eigenes Modell festlegt.
Web-Suche für den Assistenten
Erlaubt dem Assistenten, im Internet nach aktuellen Informationen zu suchen (Nachrichten, Kurse, Fakten außerhalb des Modell-Wissens) — kein zusätzliches Konto oder Zugangsdaten nötig. Muss zusätzlich pro Rolle freigeschaltet werden (Tab „Rollen").
Erweitert: Eigene Rechen-Server verwalten
Nur relevant, wenn ihr eigene KI-Rechenleistung betreibt (z.B. einen GPU-Server im Haus) oder mehrere Quellen kombinieren wollt. Anfragen werden automatisch auf die am wenigsten ausgelastete, gesunde Instanz verteilt. Ohne Eintrag hier nutzt das System die zentral hinterlegte Standard-Instanz.
Server hinzufügen
Server
| Name | Typ | URL | Zustand | Aktiv |
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Verfügbare Modelle
Aggregiert über alle aktiven, erreichbaren Server. Diese Namen können im KI-Schritt einer Automatisierung verwendet werden.
Skills
Bringt dem Assistenten zusätzliches Wissen bei — einfach als Text hinterlegen, kein Programmieren nötig. Der Inhalt wird dem Assistenten automatisch mitgegeben, wenn eine Anfrage dazu passt.
Neuen Skill hinzufügen
Erweitert: Ausführbares Skript anhängen
Nur für technische Anwendungsfälle: ein Python-Skript, das der Assistent bei Bedarf ausführen kann. Läuft immer in einer isolierten Wegwerf-Umgebung ohne Internetzugriff — nie auf dem eigentlichen Server. Nutzer brauchen dafür zusätzlich eine freigeschaltete Berechtigung (Tab „Rollen" → „Shell-Befehle ausführen").
Vorhandene Skills
| Name | Beschreibung | Skript | Aktiv |
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Datenquellen (Connectoren)
Zentrales Service-Konto pro Quelle, Zugangsdaten verschlüsselt, Nutzung rollengebunden. Neue Systeme (z.B. SAP) kommen als Plugin hinzu.
Neue Datenquelle
Vorhandene Datenquellen
| Name | Typ | Rollen | Status |
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Freigaben (Vier-Augen-Prinzip)
Läufe von Automatisierungen mit Freigabepflicht warten hier, bevor das Ergebnis heruntergeladen werden kann. Eigene Läufe können nicht selbst freigegeben werden.
| Automatisierung | Angefordert von | Dokument | Vorschau |
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Konfiguration zwischen Systemen übertragen
Nur relevant, wenn ihr mehrere Umgebungen betreibt, z.B. ein Test- und ein Produktivsystem. Überträgt Einstellungen (Rollen, Automatisierungen, Vorlagen, Datenquellen ohne Zugangsdaten, KI-Server ohne Schlüssel) von einem System auf ein anderes. Nutzerdaten, Chats und Passwörter/Schlüssel werden nie übertragen.
Konfiguration exportieren (von diesem System)
Konfiguration importieren (von einem anderen System)
Historie
| Zeit | Richtung | Durch | Umfang |
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Monitoring
Gesamtzustand von Datenbank, Queue, Inferenz-Instanzen und Connectoren. Alert-Mail bei Instanz-Ausfall unter „Einstellungen".
Status
Hintergrund-Verarbeitung
E-Mail-Versand
Wird genutzt für Einladungsmails an neue Nutzer, Freigabe-Benachrichtigungen und System-Warnungen. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
Erweitert: Verbindungseinstellungen
Voreinstellung passt für die meisten Mailserver. Nur ändern, wenn euer Anbieter andere Werte vorgibt.
Einstellungen
Nutzungslimits und Benachrichtigungen. Aufbewahrung und Datensicherung stehen unter „Erweitert".
Nutzungslimits pro Rolle
Benachrichtigungen
Erweitert: Aufbewahrung & Datensicherung
Wie lange Daten aufbewahrt werden
Automatische Datensicherung
| Datei | Größe | Erstellt |
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Audit-Log
Sicherheitsrelevante Aktionen: Logins, Einladungen, Rollen- und Konfigurationsänderungen, Automatisierungs-Starts.
| Zeit | Nutzer | Aktion | Ressource | Details |
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